無論公司還是部門，作為文化建設的重要組成——組織活動，都是必不可少的。技能比武、知識競賽、趣味運動會……都屬于活動范疇。組織活動的成功與否直接關系到所在團隊的精神凝聚和文化延伸。為此，就組織活動中的幾點思索與大家探討分享。

一般來說，一個活動組織分為三個主要環節：前期策劃、過程開展和后期總結。

先說策劃。這個環節是活動組織者功底的關鍵體現，總的來說策劃決定著活動的整體面貌，重點需要落實活動的目的、時間、地點、人員、流程等關鍵因素。下面就部分關鍵因素與大家交流：

1、活動目的：各類活動的開展會從時間、人力、物力和財力等多方面付出，為此組織活動一定要明確目的。只有方向正確，努力的前行才有意義。同時還要求活動的目的立足于公司實際現狀，把握好活動是不是當前公司發展或工作開展所需，所有的活動組織都要腳踏實地，切忌人云亦云和盲目跟風。通過目的明確性，來約束活動開展內容，最終形成自己的風格。

2、活動的主題：主題是活動的點睛之筆，可以說是活動精神的凝練，值得花費心思。一個好的主題貫穿于活動的始終，是各個環節的主旨。特別是文體活動，更要通過一個優秀的主題來引領。這里還要強調主題的準確性，許多借鑒的主題本身沒有問題，立意夠新、意味深長，但是如果與活動自身的契合度不夠，則必須舍棄。就如同阿瑪尼的西裝雖然是大師設計且做工精細，但是絕對不如朱之文的軍大衣更加適合。所以說適合才是關鍵要素。

3、活動的時間、地點和人員：時間、地點和人員方面重要的是避免沖突。參加活動的主要人員或者多數人員是不是在擬定時間有其他更重要的安排？這就要求一定要做到提前溝通，與主管領導確定后，落實時間段內地點能否正常使用，通知主要人員安排好時間。即使全部提前通知到位，也會遇到一些突發狀況，這就要求提前考慮“B”計劃，是延期還是改日，需要視情況而定。

4、活動的分工：活動的不同環節要有不同的人去負責，比如主持人、禮儀、道具、后勤……。考慮到具體的執行級別，可以一個人兼職幾個角色，但是各個環節的分工必須明確，在活動前總負責人還要組織相關負責人一同進行梳理確認，以便查漏補缺，確保各司其職。

5、活動的安全環節：無論活動地點是室內還是室外，活動安全都是一個不可忽視的關鍵因素。逃生通道或者路線等內容最好制作成卡片，發給每一名參加人員，也可以在活動開始前集中講解或演示。這個環節非常重要，就如同每次飛機起飛前都會有乘務人員演示逃生路線，并不是此次航班不安全，只是為了“意外”發生時使我們的安全更有保障。

再說活動的開展過程。進入執行環節最關鍵的詞是掌控，要實時把握活動進程的快慢，對發現的問題及時修正……，最是考驗執行總負責人的全局意識。簡單來說有以下幾點需要注意：

1、現場布置：這里說的布置不僅僅是桌椅、條幅等的擺設，還包括活動需要的設備、對天氣的應對等等。其中，主席臺桌牌是一個容易出錯的關鍵環節。中國講究“左上位”原則，當人數為奇數時，1號位居中，2號位排在1號位左邊，3號位排右邊，其他依次排列；當人數為偶數時，1號位、2號位同時居中，1號位排在居中座位的左邊，2號位排右邊，其他依次排列，切不可顛倒順序。

正式活動開始前，如果會場或者活動現場前半部分的人員不滿，盡量安排后排人員向前補充，空后面的位置。這樣做會場的整體效果會更好一些，有利于提升活動的整體形象，照片的拍攝也會更加的美觀。

2、活動時長：這里主要說一下流程較多、環環相扣的活動，一般這種活動都是重要或者重大的。控制時間最有效的方式就是排練，從單排、聯排到最終彩排。將排練環節控制好，做到心中有數，有利于最終效果的呈現。這里可能有人會問有些會議、接待等活動的組織又不是演節目，怎么彩排？其實也是有章可循的，那就是對活動議程前期預演。例如，一般正式會議的稿件提前都已經擬好或者對字數做出了要求，從發言的字數上就能夠判斷時間。當然，最好還是提前了解發言人的語速最為直接。除此之外，緊急情況下還可以通過調整發言人數量來控制時間。如果在上述處置的前提下還是不能實現有效控制，就有必要通過短信、微信等方式與主管領導溝通具體的處置方式。

3、突發狀況處置：完美的策劃加上優秀的彩排只能說是準備充分，一場活動的細節很多，盡管策劃周全也難保不會有突發事件，只能說充分的準備可以有效減少出現問題的幾率以及降低問題的級別。但是出現問題怎么辦？通常有經驗的負責人都會針對常見的特殊情況準備相應的預案。其次，對于關鍵設備提前安排調試并安排備份等工作也很重要，以確保緊急應對。

再有，對于參加活動的人員，特別是出席活動的嘉賓等情況，負責人要做到心中有數，對于臨時調整演員或者頒獎領導等情況，必須及時從主持詞、字幕、配音等統一做出調整，并及時通知涉及的相關環節負責人，確保有效的應對。

還有，如果出現的突發狀況不是特別明顯，或者大多數觀眾都沒有看出來，也沒必要一定要現場糾正。有時候現場盲目補救會“畫蛇添足”，使問題擴大化，還不如“順其自然”。

最后說一下活動后的總結，也可以叫“復盤”。這個過程可以將活動中的經驗科學規范的總結出來，以便為下一次活動組織水平提升奠定基礎。一般來說有三個步驟：

1、對此次活動進行整體評估：通過對此次活動過程的回想，對照目標，想想哪些地方做得好，哪些地方有待改進，找到值得挖掘的點。

2、對于優缺點進行分析梳理：造成活動開展優缺點的原因是什么？要深入分析，對全部的優缺點進行梳理，找到真正起到關鍵作用的點，重點對待。

3、總結經驗：通過優缺點的分析，總結出今后活動組織需要繼續發揚的優點和需要及時改正的缺點，來不斷提升活動組織水平。

活動的組織，考驗的是總指揮的統籌能力、調度能力和應變能力，同時也考驗了分項負責人的執行能力和溝通能力，隨著組織活動的逐漸增多，會越來越得心應手。但是公司在發展，社會在進步，我們必然會面臨新的挑戰。這就要求我們一定要開拓眼界、加強學習，始終保持空杯心態勇敢面對。上述幾點思索相對淺顯且多有不足，與大家分享的同時也希望有更好的碰撞和探討，以求共同進步。

（新啟元綜合管理部：王世明）